Wenn in Gaildorf an diesem Wochenende das Startgatter für die sechste Runde des ADAC MX Masters fällt, stecken die Mitglieder des MSC bereits in den Vorbereitungen für die Saison 2013. Eine Großveranstaltung wie die Internationale Deutsche Meisterschaft muss von langer Hand geplant werden. Die Vorbereitungen für dieses Wochenende begannen daher schon im Sommer 2011. In Gaildorf wurden so die ersten administrativen Arbeiten beispielsweise schon eineinhalb Jahre vor dem eigentlichen Veranstaltungstermin angestoßen. "Die Arbeit und die ersten Planungen für die neue Saison müssen frühzeitig angeschoben werden", sagt MSC-Vorstand Ralf Schweda.

Das Budget muss rechtzeitig festgelegt werden, damit gegebenenfalls auch Sponsoren für das Event gewonnen werden können. Zu den großen finanziellen Posten einer derartigen Veranstaltung gehören unter anderem Versicherungen, Gebühren für Genehmigungen, Reisekosten oder Preisgelder. "Beim ADAC MX Masters ist das eine planbare Größe, da ist die Planung leichter." Dabei bleibt es allerdings nicht. Auch Kosten für Festzelt, Sanitäter, Arbeitsgeräte für die Streckenpräparation, die IT-Ausstattung für das Pressezentrum sowie die Werbemittel für die Veranstaltung und dergleichen mehr müssen lange im Voraus kalkuliert werden. Schon zu diesem Zeitpunkt muss der MSC sich auch Gedanken darüber machen, wie viele Zuschauer zu erwarten sind. "Wir orientieren uns da natürlich an den Zuschauerzahlen des Vorjahres und verlassen uns auf unsere langjährige Erfahrung", ergänzt Sven Wolpert, Presseverantwortlicher des Vereins.

Wichtigste Komponente bei der Organisation eines solchen Rennens aber seien die Mitglieder des Vereins. "Wir müssen auch deren private Pläne berücksichtigen", sagt Schweda. "Mit dem Engagement unserer Mitglieder steht und fällt eine solche Veranstaltung." 350 Mitglieder zählt der MSC Gaildorf aktuell. Und ein Großteil davon investiert seine Freizeit ehrenamtlich, um das ADAC MX Masters zu einem Erfolg zu machen. Allein im Festzelt sind an einem Rennwochenende in Gaildorf über 200 Leute im Einsatz, auf dem gesamten Veranstaltungsgelände sogar bis zu 1000 freiwillige Helfer. Dazu zählen Streckenposten genauso wie Parkplatzeinweiser, Kassenpersonal und Catering. Der feste Stamm des Organisationsteams des MSC sind zehn bis zwanzig Leute - und die sind "fest und ständig im Einsatz", wie Schweda sagt. Der MSC bekommt dabei Unterstützung von den örtlichen Vereinen wie beispielsweise den Sportvereinen, den Landfrauen, den Schützenvereinen, der Feuerwehren und nicht zuletzt den Landwirten aus der Umgebung.

Ist die organisatorische Vorarbeit abgeschlossen und das Budget geplant - immerhin muss der MSC ca. 150.000 Euro in eine ADAC MX Masters-Veranstaltung investieren - müssen Genehmigungen für das Großereignis eingeholt werden. "Neben der Zustimmung von Landratsamt, Polizei oder der Marktgemeinde brauchen wir auch Ausschankgenehmigungen und die Erlaubnis zur Verkürzung der Sperrzeit", sagt Schriftführerin Petra Raaf. Die erste große Hürde auf dem Weg zur nächsten ADAC MX Masters ist damit genommen, die Feinarbeit beginnt. "Wir organisieren uns in einzelnen Arbeitsgruppen und beginnen mit den Details", sagt Raaf. In die heiße Phase starten die Vorbereitungen spätestens ein bis drei Monate vor dem Renn-Wochenende. "Da trifft sich der feste Kern mehrmals pro Woche, um die einzelnen Arbeitsbereiche abzustimmen", sagt Raaf. "Wir arbeiten dann wie ein Unternehmen, Wochenenden und Abende sind ausschließlich für das Event reserviert in dieser Zeit." Das ADAC MX Masters "Auf der Wacht" ist die größte Veranstaltung in der Region - entsprechend hoch sind auch die Erwartungen. "Unser Anspruch ist daher auch, den Zuschauern ein echtes Erlebnis zu bieten", sagt Schweda. "Jeder Bereich wird bis ins Detail geplant." Man versuche damit, alle Eventualitäten einzukalkulieren, denn so eine Veranstaltung muss sich alleine tragen - ein Zuschuss aus der Vereinskasse ist ausgeschlossen.

Die Motivation für dieses Engagement nehmen sich Schweda, Wolpert, Raaf und Co. aus ihrem langjährigen Engagement für den Motocross-Sport. "Irgendwie sind wir alle in diese Geschichte reingewachsen und damit aufgewachsen. Der Sport hat schon unsere Jugend geprägt und man lebt dafür", sagt Raaf. Darüber hinaus verpflichte die lange Motocross-Historie des MSC Gaildorf. Allerdings haben sich der Sport und damit auch die Veranstaltungen mit den Jahren verändert. "Früher war das Vereinsleben noch intensiver und damit auch die Bereitschaft höher, sich zu engagieren", sagt Schweda. In Gaildorf könne man aber stolz sein auf die vielen ehrenamtlichen Helfer, die sich jedes Jahr aufs Neue mit Feuereifer in die Vorbereitungen für diese Motocross-Veranstaltungen stürzen. "In den Tagen vor dem ADAC MX Masters leben die meisten 24 Stunden am Tag nur fürs Motocross", sagt Raaf.

Ob sich Mühe, Nerven und auch das finanzielle Engagement gelohnt haben, zeigt sich dann am ersten Veranstaltungstag. "Wenn die Zuschauer auf dem Gelände sind, das Wetter mitspielt und die Strecke nebst gesamter Orga passen, dann haben unsere schlaflosen Nächte ein Ende", sagt sie. Eine letzte dieser schlaflosen Nächte hatte das Orga-Team des MSC Gaildorf für das diesjährige ADAC MX Masters gestern. Jetzt konzentrieren sich die unzähligen Helfer darauf, den Zuschauern, Teams und Fahrern ein perfektes Event zu präsentieren. Nach einer kurzen Verschnaufpause aber blickt der MSC schon wieder weit nach vorne und beginnt mit den Vorbereitungen für 2013.

Text: Marion Englert, Fotos: Steve Bauerschmidt