Das ADAC MX Masters gilt als die beliebteste Rennserie Europas. Um diesem Ruf gerecht zu werden, bedarf es einer detaillierten Planung, einer professionellen Organisation und einer strukturierten Umsetzung. Das Thema Logistik spielt bei den acht Masters-Veranstaltungen eine entsprechend große Rolle. Dabei arbeitet das Team des ADAC eng mit dem entsprechenden Motocross-Verein und ADAC Regionalclub zusammen, auf dessen Strecke das Event durchgeführt wird.
Wichtig für den Wiedererkennungswert der Serie ist sowohl der werbliche Auftritt als auch die durchgängige optische Darstellung des ADAC MX Masters. Diesen Part der Logistik übernimmt die Marketingabteilung bereits im Vorwege jeder Veranstaltung. Mithilfe von Bannern, Wigwams, Werbetafeln oder anderen Möglichkeiten, wie beispielsweise aufblasbaren Figuren, Bögen oder Ähnlichem, werden die Sponsoren bei jedem Event genannt und dargestellt. Darüber hinaus hat jeder Werbepartner die Chance, sich in Form eines Standes, einer Aktion oder eines Incentives zu präsentieren.
Weiter übernimmt der ADAC die komplette Koordination der Serie. Diese Aufgabe beinhaltet unter anderem die Übernahme der Einschreibungen sowie der An- und Abmeldungen der Fahrer. Auch die Registrierungsabläufe müssen bei einer momentanen Teilnehmerfluktuation von 600 Piloten genau aufeinander abgestimmt sein. Um sich auf die teilnehmenden MX-Stars logistisch entsprechend vorzubereiten, bekommt jeder kooperierende Motocross-Verein vom ADAC eine fertige Datenbank übergeben. Zusätzlich bereitet der Serienkoordinator umfangreiche Informationen für den Streckensprecher vor, damit dieser die Zuschauer mit spannenden Details und ausreichend Hintergrundwissen informieren kann.
Das eigentliche Rennwochenende beginnt dann bereits am Donnerstag mit dem Aufbau der Werbemittel, dem Aufbau des ADAC Trucks als Serienmittelpunkt sowie mit der Organisation des Fahrerlagers. Die Aufgabe des Fahrerlager-Ansprechpartners besteht vor allem darin, für eine optimale Darstellung der Teams zu sorgen und sich mit dem Veranstalter über die Gegebenheiten vor Ort auszutauschen. Sobald geklärt ist, wie es sich mit dem Untergrund verhält, woher die Teams ihren Strom beziehen oder welche Alternativen es bei einem Wetterumschwung gibt, beginnt der ADAC mit der Ausmessung der Flächen, auf denen die Trucks der Teams stehen sollen.
Die einheitliche Umsetzung der Sportregularien wird von zwei ADAC Seriensportkommissaren und dem technischen Kommissar betreut. Diese sind bei jedem Event vor Ort und überwachen die Durchgängigkeit und das Einhalten des Reglements. Zusätzlich beschäftigt sich jemand aus der Crew mit dem eigentlichen Streckenbau und bespricht sich mit dem lokalen Streckenchef zur Pflege und Bewässerung des Rennkurses.
Ebenfalls von großer Bedeutung ist die Pressearbeit der Serie. Die Pressesprecherin betreut das ADAC MX Masters über das ganze Jahr und sorgt für eine ganzjährige Berichterstattung. Dabei arbeitet sie eng mit dem Serienfotografen zusammen, der ihr stets aktuelle Bilder der Veranstaltungen zur Verfügung stellt, die die Medienvertreter kostenfrei nutzen können.
Hinter der ganzen Logistik steckt ein 14-köpfiges ADAC Team, das bei jeder Veranstaltung tatkräftig mithilft und sich gegenseitig unterstützt. Der ADAC Truck der Crew fungiert dabei als Serienmittelpunkt, ist Anlaufstelle für die Zuschauer bei der Autogrammstunde und wird als willkommener Meeting- und Austauschpoint für Veranstalter, Teams, Serieninteressierte, Sponsoren und Partner genutzt.