Das ADAC MX Masters gilt als beliebteste Motocross-Serie Europas, jährlich bewerben sich bis zu 600 Fahrer auf die begehrten Startplätze. Und genau hier beginnt die Arbeit der Serienorganisation. Nach der obligatorischen Online-Registrierung müssen die Fahrer das Nennformular an den ADAC senden, der zusammen mit den persönlichen Angaben wie beispielsweise Geburtsdatum, Adresse, Erreichbarkeit und Hobbys von jedem Bewerber ein vollständiges, digitales Profil in der Fahrerdatenbank anlegt. Diese Datenbank bildet die Basis für die Saison des ADAC MX Masters, jede Aktualisierung oder Änderung, jeder Teamwechsel oder jede zusätzliche Information wird hier gespeichert.
Im Vorfeld jeder Masters-Veranstaltung wird dann die jeweilige Starterliste erstellt, die sich aus maximal 96 Plätzen pro Klasse zusammensetzt. Die Vergabe der Plätze erfolgt nach Leistungsniveau – nicht ohne Grund besticht das ADAC MX Masters bei jedem einzelnen Event mit einem hochkarätigen Fahrerfeld, das spannende Rad-an-Rad-Duelle und ehrgeizige Konkurrenzkämpfe erst möglich macht. Zusätzlich hat der lokale Veranstalter die Möglichkeit, drei Wild Card-Fahrer je Klasse zu benennen, die an dem Rennwochenende die Chance bekommen, sich mit der internationalen Elite zu messen.
Vor jedem Event findet ein gemeinsames Treffen mit dem Ortsclub statt, um den genauen Ablauf des ADAC MX Masters durchzusprechen und mögliche Fragen zu klären. Hat das Rennwochenende schließlich begonnen, werden die Fahrer vom Rennbüro des zuständigen Vereins betreut. Bei Ankunft auf dem Gelände erhält jeder Teilnehmer im Welcome Center seine Eintritts- und Zufahrtsberechtigungen sowie sämtliche Informationsunterlagen zur Veranstaltung. Danach melden sich die MX-Stars bei der Dokumentenabnahme, wo Vereinsmitglieder und Helfer die Lizenzen und auch die Nenngelder der Gastfahrer entgegennehmen.
Das Organisationsteam des ADAC ist während des gesamten Wochenendes in Zusammenarbeit mit der Zeitnahme und dem Rennbüro stetig dabei, die Listen für die unterschiedlichen Motocross-Einheiten auf der Strecke zu erstellen und sowohl den Teilnehmern vor Ort als auch online zur Verfügung zu stellen. Am Samstag finden das Freie Training, die Qualifyings und die Last Chance Races statt, am Rennsonntag jeweils zwei Läufe in jeder der drei Klassen. Die Einteilung der Gruppen im Freien Training erfolgt nach geraden und ungeraden Nummern, die Einteilung der Qualifikationstrainings erfolgt zunächst nach Meisterschaftsstand, dann nach Startnummer. Wer sich nicht direkt qualifiziert, erhält beim Last Chance Race am Samstagnachmittag eine zweite Möglichkeit, sich für die Wertungsläufe am Sonntag zu qualifizieren.
Um überhaupt am ADAC MX Masters teilnehmen zu können, müssen die Fahrer Nenngeld bezahlen und die entsprechende Lizenz – gegebenenfalls auch Auslandsstartgenehmigung – vorweisen. Nach den einzelnen Rennwochenenden als auch bei der Jahresausschüttung am Ende der Saison erfolgt schließlich die Auszahlung des Preisgeldes.